Kanbanflow - une bonne application pour contrôler les tâches en attente

Kanbanflow, est un outil de productivité qui peut être utilisé via le navigateur ou sur des appareils mobiles. Il est largement utilisé dans les relations de travail à distance, c'est-à-dire de type indépendant. avec elle, les organisations ou groupes de travail peuvent voir les progrès des activités de chacun de ses membres. Si vous faites partie de ceux qui ont plusieurs tâches et vous ne savez pas comment organiser, ou si vous avez plusieurs employés et ne savez pas comment surveiller vos progrès, Kanbanflow est fait pour vous.

Dans cet article, nous allons montrer l’utilisation de cet outil de manière totalement gratuite, à travers un exemple; non sans d'abord afficher la vue principale ou tableau de bord. L'interface Web est assez simple, lorsque vous entrez, vous pouvez voir une barre principale qui contient: le bouton de menu - conseils (1), notifications (2), configuration (3), aide (4) et profil de la personne qui appartient à l'organisation (5).

De même, il y a deux onglets dans la vue principale, une planche - où se trouvent toutes les planches créées, propriété du membre qui est entré dans la plate-forme, ainsi que ceux qui ont été créés par les superviseurs immédiats.

Dans le deuxième onglet - membres - se trouve la liste de tous les membres du groupe de travail et leur adresse électronique de contact.

  • Exemple d'utilisation

Pour mieux illustrer le fonctionnement, un exemple sera donné à partir d’une véritable mission.

1. Créer un tableau: vous pouvez créer autant de tableaux que vous le souhaitez, en ce sens que toutes les tâches seront gérées et placées. Pour créer le tableau, il y a deux options, une dans la vue principale de l'outil, où vous cliquez sur le bouton créer un tableau - croire conseil (1) et le second via le bouton de configuration (2); il y a la vue de l'organisation, et le nombre de conseils d'administration qu'il a et le bouton créer un tableau.

2. Il est possible de créer un tableau en sélectionnant l’une des options suivantes: tableau kanban, ce qui vous permet de créer un tableau avec les colonnes de votre choix, la deuxième option consiste à copier un tableau créé précédemment (avec la même structure) et le troisième à créer un tableau. tableau de bord qui affiche les informations des multiples conseils d'administration de l'organisation.

3. Cela commence par la première option, où le nom du conseil est indiqué (1), et il est sélectionné si le conseil appartient à une organisation ou a une utilisation indépendante (2). Le processus est suivi (3) et la fenêtre de colonne est ouverte, le système ouvre les colonnes 4 par défaut (4), chacune indiquant le niveau de progression de chaque tâche. Les noms peuvent être modifiés et sont également ajustés en fonction de la dynamique et des besoins du groupe de travail, en ajoutant ou en supprimant des colonnes (5), le processus est suivi (6).

4. Le point suivant consiste à spécifier dans quelle colonne les travaux finis seront placés (1), si l'outil crée une nouvelle colonne ou s'il n'est pas nécessaire de spécifier (2) dans le tableau actuel. La dernière étape consiste à indiquer le nombre de tâches pouvant être traitées pour chaque colonne - WIP (4), le processus est terminé (5).

5. A la fin du tableau observé, pour ajouter les tâches, cliquez sur la croix verte à côté de chaque nom de colonne (1), une fenêtre contenant les données de la tâche est ouverte, le nom - colonne où elle est logée (idées ) (2), couleur préférée de la fenêtre, membres qui effectueront la tâche, libellés associés pour une meilleure recherche (3), description de l’affectation (4), commentaires associés (5). Sur le côté droit de la fenêtre, une série d’outils apparaît pour préciser encore plus de spécifications relatives à la tâche (6).

  • L'utilisation de couleurs dans les affectations peut être pertinente pour beaucoup car elle permet de différencier des processus complètement différents ou égaux, afin de pouvoir visualiser la progression de chacune des tâches beaucoup plus rapidement.
  • Les commentaires sont un autre point qui rend cet outil formidable, car le propriétaire du conseil, ou le superviseur de l'activité peut indiquer des spécifications relatives à l'activité, est une autre façon de se rapporter au membre qui exécute le processus lui-même.

6. Les outils permettant de mieux gérer la tâche sont les suivants: Ajouter (1): vous pouvez ajouter des descriptions, des membres, des libellés, des sous-tâches, une date limite, la durée estimée, le temps manuel, les commentaires, etc.

Déplacer (2): déplacez vers un autre tableau ou une autre colonne. Minuterie (3): démarrage du compte à rebours (compteur), elle présente la particularité qui intègre la technique pomodoro, qui consiste à établir des intervalles de temps fixes entre les minutes 25 et 50; il est complètement configurable en accédant à sa configuration une fois démarré. Rapports (4): rapports de résultats. Plus (5): Créez une URL associée à l'activité. Supprimer (6): supprimer

Les rapports peuvent donner une idée de l'état d'avancement de l'activité et donc de la personne qui l'exerce. Facilite en soi le fait que le superviseur n’a pas à faire de rapports externes à la plateforme, ce qui serait considéré comme une perte de temps. De même, la technique pomodoro vous permet d'effectuer une tâche en minutes 50, étant en mesure de donner à l'exécuteur de l'activité des périodes de repos d'activité en minutes 5, ces petits espaces de repos sont appelés pomodoros, une fois que la personne a accumulé 4 pomodoros, repos Les prochaines minutes seront 15.

7. Les sous-tâches sont essentielles à l’établissement des affectations, car elles permettent d’identifier l’état d’avancement de l’activité. Après les avoir effacées, cochez chacune des cases jusqu’à ce que vous déterminiez que Le processus est complètement terminé et la tâche peut être déplacée dans la colonne des activités terminées.

8. Une fois les préférences établies, l’affectation est laissée comme suit et est ajoutée à la colonne correspondante.

9. Au moment où la tâche change de statut, elle est simplement prise avec le curseur et déplacée vers la position considérée. Cependant, il est nécessaire de noter que les nouvelles tâches ne peuvent pas être incluses. Cela permet de s'assurer que toutes les tâches sont terminées et que les personnes n'incluent pas massivement des tâches qui ne sont pas ensuite terminées. Tu peux finir.

10. C’est un outil entièrement personnalisable. Dans la configuration des tableaux, vous pouvez définir un autre type de caractéristiques, telles que le changement de nom, le nom du propriétaire, si vous souhaitez archiver ou migrer vers l’organisation, spécifier les couleurs de chaque tableau, la limite de temps, les unités de estimation (points ou temps)

11. À partir du mobile, vous pouvez suivre les tâches, via le navigateur de votre choix, ce n'est pas une application mobile, mais vous pouvez la télécharger à partir de n'importe quel magasin d'applications pour vérifier l'état des tâches sans ordinateur. fermer, c'est très utile.

12. Les tableaux sont affichés et, évidemment, chacune des tâches créées, pour afficher chaque colonne, il suffit de faire glisser l’écran pour afficher tous les processus et leur niveau de progression.

Final Thoughts

C'est un grand pas en avant pour les dirigeants de petites entreprises, les entreprises numériques et même pour les personnes qui doivent s'organiser dans leurs activités (telles que des étudiants ou des projets personnels partagés), lesquelles sont à leur tour intégrées à un autre ensemble de sous-tâches multiples. .

En outre, les superviseurs peuvent déléguer des activités à leur groupe de membres. C'est intéressant, car avec un outil gratuit comme celui-ci, il est possible de visualiser tous les mouvements de l'organisation, il n'est pas limité en termes de fonctionnalités, il n'y a pas d'action bloquée, ce qui donne une plus grande liberté d'utilisation. Et, si cela ne suffisait pas, cela ne prend pas fin au fur et à mesure que les employés se voient attribuer des activités (comme cela se produit avec les agendas, les blocs-notes et les autres ressources de bureau), constitue un autre avantage qui peut vous faire migrer vos données vers cet outil.

Nous espérons que cela a été utile et invitons les parties intéressées à consulter Kanbanflow depuis votre site Web, ou depuis le navigateur mobile, constituera pour vous un moyen unique d’entrer dans la productivité de l’ère numérique de manière simple et conviviale.

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