Kanbanflow - une bonne application pour contrôler les tâches en attente

Kanbanflow, est un outil de productivité qui peut être utilisé via le navigateur ou sur des appareils mobiles. Il est largement utilisé dans les relations de travail à distance, c'est-à-dire de type indépendant. avec elle, les organisations ou groupes de travail peuvent voir les progrès des activités de chacun de ses membres. Si vous faites partie de ceux qui ont plusieurs tâches et vous ne savez pas comment organiser, ou si vous avez plusieurs employés et ne savez pas comment surveiller vos progrès, Kanbanflow est fait pour vous.

Dans cet article, nous allons montrer l’utilisation de cet outil de manière totalement gratuite, à travers un exemple; non sans d'abord afficher la vue principale ou tableau de bord. L'interface Web est assez simple, lorsque vous entrez, vous pouvez voir une barre principale qui contient: le bouton de menu - conseils (1), notifications (2), configuration (3), aide (4) et profil de la personne qui appartient à l'organisation (5).

De même, il y a deux onglets dans la vue principale, un - tableaux - où se trouvent tous les tableaux créés, appartenant au membre qui est entré dans la plateforme, et aussi ceux qui ont été créés par les supérieurs hiérarchiques immédiats.

Dans le deuxième onglet - membres - se trouve la liste de tous les membres du groupe de travail et leur adresse électronique de contact.

• Exemple d'utilisation

Pour mieux illustrer le fonctionnement, un exemple sera donné à partir d’une véritable mission.

1. Créer un tableau:  vous pouvez créer autant de tableaux que vous le souhaitez, en ce sens que toutes les tâches seront gérées et placées. Pour créer le tableau, il y a deux options, une dans la vue principale de l'outil, où vous cliquez sur le bouton créer un tableau - croire conseil (1) et le second via le bouton de configuration (2); il y a la vue de l'organisation, et le nombre de conseils d'administration qu'il a et le bouton créer un tableau.

2. Il est possible de créer un tableau en sélectionnant l'une des options suivantes: tableau kanban, avec cela, vous créez un tableau avec les colonnes de votre préférence, la deuxième option est de copier un tableau précédemment créé (avec la même structure), et la troisième est créer un tableau de bord qui affiche les informations des multiples tableaux de bord dont dispose l'organisation.

3. Cela commence par la première option, où le nom du conseil est indiqué (1), et il est sélectionné si le conseil appartient à une organisation ou a une utilisation indépendante (2). Le processus est suivi (3) et la fenêtre de colonne est ouverte, le système ouvre les colonnes 4 par défaut (4), chacune indiquant le niveau de progression de chaque tâche. Les noms peuvent être modifiés et sont également ajustés en fonction de la dynamique et des besoins du groupe de travail, en ajoutant ou en supprimant des colonnes (5), le processus est suivi (6).

4. Le point suivant est de spécifier dans quelles colonnes les travaux terminés seront placés (1), si l'outil crée une nouvelle colonne, ou s'il n'est pas nécessaire de spécifier (2) dans le tableau courant. La dernière étape consiste à indiquer le nombre de tâches pouvant être prises en charge pour chaque colonne - WIP (4), le processus (5) est terminé.

5. A la fin du tableau observé, pour ajouter les tâches, cliquez sur la croix verte à côté de chaque nom de colonne (1), une fenêtre contenant les données de la tâche est ouverte, le nom - colonne où elle est logée (idées ) (2), couleur préférée de la fenêtre, membres qui effectueront la tâche, libellés associés pour une meilleure recherche (3), description de l’affectation (4), commentaires associés (5). Sur le côté droit de la fenêtre, une série d’outils apparaît pour préciser encore plus de spécifications relatives à la tâche (6).

• L'utilisation de couleurs dans les affectations peut être pertinente pour beaucoup car elle permet de différencier des processus complètement différents ou égaux, afin de pouvoir visualiser la progression de chacune des tâches beaucoup plus rapidement.
• Les commentaires sont un autre point qui rend cet outil formidable, car le propriétaire du conseil, ou le superviseur de l'activité peut indiquer des spécifications relatives à l'activité, est une autre façon de se rapporter au membre qui exécute le processus lui-même.

6. Les outils permettant de mieux gérer la tâche sont les suivants: Ajouter (1): vous pouvez ajouter des descriptions, des membres, des balises, des sous-tâches, un délai, une durée estimée, une durée manuelle, des commentaires,

Déplacer (2): déplacez vers un autre tableau ou une autre colonne. Minuterie (3): démarrage du compte à rebours (compteur), elle présente la particularité qui intègre la technique pomodoro, qui consiste à établir des intervalles de temps fixes entre les minutes 25 et 50; il est complètement configurable en accédant à sa configuration une fois démarré. Rapports (4): rapports de résultats. Plus (5): Créez une URL associée à l'activité. Supprimer (6): supprimer

Les rapports peuvent donner une idée de l'état d'avancement de l'activité et donc de la personne qui l'exerce. Facilite en soi le fait que le superviseur n’a pas à faire de rapports externes à la plateforme, ce qui serait considéré comme une perte de temps. De même, la technique pomodoro vous permet d'effectuer une tâche en minutes 50, étant en mesure de donner à l'exécuteur de l'activité des périodes de repos d'activité en minutes 5, ces petits espaces de repos sont appelés pomodoros, une fois que la personne a accumulé 4 pomodoros, repos Les prochaines minutes seront 15.

7. Les sous-tâches sont essentielles pour l'établissement des affectations, ceci car, avec elles, il est possible d'identifier dans quelle mesure l'activité a progressé, après les avoir effacées, une vérification est faite sur chacune des cases, jusqu'à déterminer que le processus est terminé et que la tâche peut être déplacée vers la colonne des activités terminées.

8. Une fois les préférences établies, l'affectation est la suivante et est ajoutée à la colonne correspondante.

9. Lorsque la tâche change d'état, elle est simplement prise avec le curseur et traînée jusqu'à la position considérée. Cependant, il est nécessaire de limiter, que de nouvelles tâches ne peuvent pas être incluses, tant que celles qui sont en cours ne sont pas exécutées, c'est un moyen de s'assurer que toutes les tâches sont terminées, et que les gens n'incluent pas massivement des tâches qui ne seront plus ils peuvent finir.

10. C'est un outil entièrement personnalisable, dans les configurations des tableaux, vous pouvez définir d'autres types de caractéristiques, comme changer le nom, le propriétaire, si vous voulez archiver ou déplacer l'organisation, spécifier les couleurs de chaque tableau, la limite de temps, unités d'estimation (points ou temps)

11. À partir du mobile, vous pouvez suivre les tâches, via le navigateur de votre choix, ce n'est pas une application mobile, qui peut être téléchargée depuis n'importe quel magasin d'applications, cependant, pour vérifier l'état des tâches alors qu'il n'y a pas un ordinateur à proximité est très utile.

12. Les tableaux sont affichés, et évidemment chacune des tâches créées, pour visualiser chaque colonne, il suffit de faire glisser l'écran pour que tous les processus et leur niveau d'avancement soient affichés.

Final Thoughts

C'est un grand pas en avant pour les dirigeants de petites entreprises, les entreprises numériques et même pour les personnes qui doivent s'organiser dans leurs activités (telles que des étudiants ou des projets personnels partagés), lesquelles sont à leur tour intégrées à un autre ensemble de sous-tâches multiples. .

En outre, les superviseurs peuvent déléguer des activités à leur groupe de membres. C'est intéressant, car avec un outil gratuit comme celui-ci, il est possible de visualiser tous les mouvements de l'organisation, il n'est pas limité en termes de fonctionnalités, il n'y a pas d'action bloquée, ce qui donne une plus grande liberté d'utilisation. Et, si cela ne suffisait pas, cela ne prend pas fin au fur et à mesure que les employés se voient attribuer des activités (comme cela se produit avec les agendas, les blocs-notes et les autres ressources de bureau), constitue un autre avantage qui peut vous faire migrer vos données vers cet outil.

Nous espérons que cela a été utile et invitons les parties intéressées à consulter Kanbanflow depuis votre site Web, ou depuis le navigateur mobile, constituera pour vous un moyen unique d’entrer dans la productivité de l’ère numérique de manière simple et conviviale.